Jak zapisać klientkę na makeup i nie zwariować?

Cześć! Na pewno znasz ten powtarzający koszmar, w którym o godzinie 8:59 wchodzi klientka nr 1. Spokojnie chwytasz za pędzle, a o 9:01 wchodzi kolejna pani na makijaż. Również do Ciebie dodajmy. Uff, spociłam się na samą myśl. Jeśli kiedykolwiek obudziłaś się z przyspieszonym tętnem z tego powodu, lub co gorsza, doświadczyłaś w realnym życiu tej niemiłej sytuacji, to przeczytaj koniecznie ten wpis.
Dzisiaj będzie mocno merytorycznie, bo postaram się najrzetelniej jak potrafię zaprezentować Wam całe „procedurki” zapisów na makeup, narzędzia i porady, których ja używam i dzięki nim śpię spokojniej 😉

P.S. Staram sie w tym wpisie uogólnić – nieistotne, czy dojeżdżasz do klientek, czy wykonujesz usługi stacjonarnie, powinnaś wyciągnąć z tego wpisu coś dla siebie.

Powiem Wam szczerze, że żałuję, że takich rzeczy nie uczą w szkole wizażu. Żadnej. A przynajmniej żadnej, którą znam (poprawcie mnie, jeśli gadam głupoty). Szkoda, bo myślę, że lwia część stresu odpadłaby młodym adeptom sztuki wizażu. Ja osobiście nie wiedziałam, że kwestia zapisów jest mocno skomplikowana zwłaszcza, gdy kalendarz zaczyna Ci się zagęszczać.

Wtrącę tylko, że nie używam w chwili obecnej żadnego z płatnych narzędzi do zapisów online. Testowałam kilka z nich, i powiem Wam, że to, co miało być zaletą zazwyczaj okazywało się kulą u nogi – w moim przypadku „oddanie” kalendarza klientce często kończyło się zupełnym niedogadaniem. Kwestia przedpłat za wizytę (np. zadatku) wymagała podawania danych karty kredytowej, czego klientki nie lubią, (i jak również), a ja zamiast weryfikowania 1 kalendarza miałam podwójną robotę, co powodowało pomyłki. Po wywaleniu kilkuset złotych w błoto poddałam się i wzięłam sprawy w swoje ręce.

Ok, przejdźmy przez to krok po kroku!

Na początek porzućmy utopijne marzenia o tym, że klientka pisze do Was tylko w jednym miejscu – przez profesjonalny, dedykowany fanpejdż. Nie.
Kobietki piszą wszędzie – przez Messengera na prywatny profil (słabe, bo niektórych wiadomości nie widzimy), przez Instagrama, e-mailem, FanPage, sms-em, dzwonią, przychodzą osobiście.
Mimo naszych wysiłków i tak wszystkie te kanały kontaktu trzeba po prostu… tolerować. Staram się jednak (szczególnie w przypadku Insta i Messengera) prosić, by następnym razem korespondencję kierowały na FanPage. Z różnym skutkiem 🙂 Tobie również polecam kierowanie korespondencji w możliwie w jedno dominujące miejsce.

Zaczynamy zabawę!

  1. Klientka pyta o makijaż okolicznościowy w terminie X. Przeważnie nie określa w pierwszym zdaniu jaka godzina ją interesuje. I tu dochodzimy do pierwszego „narzędzia” jakim jest DOMKNIJ TERMIN TAK SZYBKO JAK TO MOŻLIWE 🙂
    Sprawdziłam – odwlekanie z przeczytaniem wiadomości i wypisaniem możliwych godzin skutkuje tym, że nierzadko konwersacja się urywa, a co gorsza, zaczynasz „dźwigać” kolejną rzecz do zrobienia o której musisz pamiętać. Aha i nie pomaga napisanie sobie na FanPage „Odpiszę na wszystko jutro” xD Wyrzuty sumienia spowodowane Twoją prokrastynacją zostają, a posta klientki nie przeczytają, tylko ponaglą Cię kolejnym pytajnikiem lub rzucą później oschłym „nieaktualne” lub klasycznym *wyświetlono*. Zatem gdy tylko mam nawet jedną wolną minutę między klientkami, chwilkę, gdy czekam na męża w aucie, czekam, aż woda się zagotuje – whatever – sprawdzam wolny termin wraz z godzinami i odpisuję klientce. Tutaj dwa przydatne tipy:
    – z racji tego, że rzadko kiedy Wasza klientka określa godzinę, na którą jest chętna, proponuję zawsze 2 godziny do wyboru. Nie są to przypadkowe terminy jak się domyślacie – jeśli w kalendarzu widnieje np. zapisana tylko jedna Pani na godzinę 12:00, to proponuję 11:00 lub 13:00. Oczywiście, jeśli macie luki w grafiku, możecie wypisać je wszystkie. Pamiętajcie  jednak, by samemu sobie zbędnych przerw nie tworzyć. W przykładzie poniżej, podałabym godziny: 12:00, 14:00, no i ewentualnie 9:00.
    – tip nr 2 – zakończ swoją propozycję prostym pytaniem: „czy któraś z tych godzin odpowiada?”. Jeśli nie, klientka napisze zapewne o której jest docelowa impreza, bądź o której wyjeżdża, kończy pracę, etc. i wówczas możesz zaproponować coś, co jej bardziej odpowiada, pod warunkiem, że jeszcze masz wolne godziny. Czasem bez pozostawionego pytania klientka zapomina po prostu odpisać zostawiając nas w niepewności, a czasem jak na złość kilka dziewczyn pyta na raz o dokładnie ten sam termin.

    kalendarz1
    Podgląd kalendarza makijaży
  2. Ok. Termin uzgodniony. Wpisujesz w KALENDARZ. Z darmowych narzędzi polecam Ci po prostu Google Calendar. Dlaczego? Bo współpracuje z każdym urządzeniem mobilnym i stacjonarnym, synchronizuje się w mig, możesz wygodnie przypisać kolory do odpowiednich usług, wpisać adres lokalizacji (jeśli wykonujesz usługi mobilnie), co ułatwia Ci od razu przekierowanie do GPS, gdy nie wiesz jak dojechać, umożliwia swobodne dzielenie się kalendarzem np. ze swoim mężem który wkurza Cię telefonami „kiedy wrócisz?” 😀
    Jeśli jesteś zapobiegawczą bestią, to pewnie posiadasz też papierowy kalendarz w formie notesu. Dodatkowy backup jest super, ale zwrócę Ci uwagę na jedną rzecz. Klientki często przekładają/zamieniają swoje terminy. Musisz zawsze równolegle robić to w obu narzędziach – notes + Google Calendar. Ja tego nie robię, bo jestem zbyt leniwa i nie noszę przy sobie notesu. Telefon zawsze :). Jeszcze jedno – z kalendarzy papierowych nie mogę polecić Ci żadnego dedykowanego wizażystkom, czy nawet freelancerom. Wypróbowany przeze mnie kalendarz z firmy jednej polskiej influencerki na „S” wyrzuciłam, bo był olbrzymi, ciężki i zacinał się przy przewracaniu stron.

    frazyna
    Podgląd pozycji w kalendarzu, zwróć uwagę na uzupełnioną sekcję „lokalizacja”, wybrany kalendarz i notatki. Nie ma również literki (Z), co oznacza, że pani wpłaciła zadatek. 

    Wprowadzając pozycję w kalendarz wpisuję: (Z)Klientka Klientowska- makijaż okolicznościowy, a w uwagach numer telefonu i wszelkie inne dodatkowe rzeczy. (Z) – oznacza zadatek, na który czekam. Jak się domyślasz – jeśli zadatek wpływa na konto, kasuję (Z). Jeśli z jakiegoś powodu jest to osoba, którą przyjmuję bez zadatku, wpisuję symbol „BZ” przed danymi personalnymi.

    zapisy2
    Podgląd zapisów z symbolami: BZ, (Z) i bez symbolu – bez zadatku, czekam na zadatek, zadatek wpłacono.
  3. Polecam Ci serdecznie w tym miejscu poinformować klientkę o wszystkich ważnych rzeczach, w tym również oczywistych. Nazwijmy to narzędzie FORMUŁKA.
    – DATA, GODZINA, CZAS TRWANIA oraz CENA usługi/pakietu
    – ZADATEK (jego wysokość, czas oczekiwania na płatność, jak zatytułować wpłatę, czym skutkuje niewpłacenie). Proszę Cię, nie wykonuj usług bez zadatku jeśli pracujesz na samozatrudnieniu 🙂 To na prawdę pozbawi Cię 90% problemów z nieprzychodzącymi klientkami
    – ADRES usługi, info o parkingu, etc
    – PIELĘGNACJA PRZED USŁUGĄ (ja piszę o peelingu i masce nawilżającej dzień przed)
    Taką formułkę mam przygotowaną na każdym możliwym nośniku, by w sekundzie móc ją wysłać do klientki – wersja robocza w SMS, wiadomość na FanPage, wiadomość na Messengerze, wiadomość na Instagramie, wiadomość na mailu. Zmieniasz tylko datę, godzinę oraz imię klientki.
    PAMIĘTAJ! Niezależnie od tego jakim kanałem Pani się z Tobą kontaktuje zawsze staraj się wysłać wersję potwierdzenia rezerwacji na „piśmie”. Ta jedna rzecz daje mi ogromny komfort psychiczny. Zawsze mogę wrócić do tekstu, który wysłałam, a Pani przeczytała.
    PAMIĘTAJ vol. 2! – Skleć to możliwie jak najkrócej.
  4. W tym podpunkcie przydałaby się asystentka, sekretarka, prawa ręka, ktokolwiek, kto mógłby nam sprawdzać na koncie, czy zadatki wpłynęły… Realia mamy takie, że pewnie tylko kilka procent z nas ma taki luksus. Szczerze go zazdroszczę, może kiedyś sama sobie go zapewnię, ale póki co wykorzystujemy własne zasoby. Raz w tygodniu poświęć 15min (najlepiej późnym popołudniem) na weryfikację płatności. Dodatkowo, upewnij się, czy w tytule przelewu, który wg mnie powinien zawierać datę, godzinę i rodzaj usługi, zgadzają się dane, które masz zapisane w kalendarzu. Masz płatność od osoby której nie znasz? Tylko bez zawału! Często dziewczyny mają konto na nazwisko panieńskie, puszczają płatność od męża, mamy, siostry, koleżanki. Postaraj się to wyjaśnić, zanim zapomnisz.No i czad, klientka zapisana, czekamy na wizytę. Mogłabyś pomyśleć, że to koniec, ale…
  5. …ZADATEK NIE DOCIERA. Co wtedy? Po prostu bez pardonu wywalasz termin? Pewnie są i tacy bezprecedensowi wyjadacze w zawodzie 🙂 Ja sprawdzam 3 razy czy na pewno nie mam żadnej płatności, bądź adnotacji w kalendarzu o zadatku – w wyjątkowych okolicznościach odpuszczam ten temat. Jeśli rzeczywiście nie dotarł, PONAWIAM KONTAKT z klientką. Pisała którymś kanałem? Super, łatwiej odnaleźć konwersację. Dzwoniła i nie zapisałaś numeru? Gorzej, nauka dla Ciebie – zapisuj w kalendarzu numer kontaktowym – zawsze. Kiedy już zdobywam namiar na Panią pytam: „Dzień dobry, czy makijaż 1.06.2019 aktualny? Do dzisiaj nie otrzymałam zadatku. Proszę o płatność w przeciągu 2 dni roboczych. Jeśli nie dotrze, termin zostaje anulowany”. Jeśli masz do czynienia z „WYŚWIETLONO” to wiedz, że coś się dzieje :). Termin najpewniej Ci się zwolni, ale poczekaj tyle, ile zadeklarowałaś.  Ani dłużej, ani krócej. Najczęściej po prostu skleroza nie boli i zadatek dociera po uprzednim „Przepraszam, zapomniałam!” No i luz. Kto bez winy, niech pierwszy rzuci kamieniem. Ja nie rzucam.

Czy ten cały powyższy proces zapisów jest idealny? Na pewno nie. Czy jest łatwy? Myślę, że najtrudniejsza jest samodyscyplina, regularność i by nie robić ustępstw (np. w kwestii zadatku czy danych kontaktowych), a także nie odkładać nic na później (np. odpisywaniu na wiadomości). Wtedy to wszystko staje się prostsze. Na pewno bolą mnie wciąż dwie,  nierozwikłane kwestie – często zapominam o sprawdzeniu zadatków. Przydałoby mi się zautomatyzować w pewien sposób tą kwestię – any ideas? 🙂 Przypominanie o wizytach/potwierdzanie ich. Na to najzwyczajniej w świecie przy moim kalendarzu nie umiem sobie pozwolić, a wszelkie płatne systemy do zarządzania zapisami informujące sms-em o wizycie jak Booksy, Versum etc. mają zbyt wiele dodatkowych opcji, które kosztują niemało.

Z miłą chęcią poznam Wasze lifehacki dotyczące zapisów. Na pewno czegoś ciekawego się dowiem! Będę szczęśliwa, jeśli dla choć kilku osób wpis był przydatny.

Buziak,
Ania

P.S.2: więcej tipów, rzeczy które mam do powiedzenia znajdziecie na moim instagramie, na który Was serdecznie zapraszam ❤ @karbowniczekadamczyk

Reklamy

Jedna myśl na temat “Jak zapisać klientkę na makeup i nie zwariować?

Dodaj własny

  1. Ja zaczęłam robić tak, że podaję wszelkie info bez adresu, adres podaję zawsze w okolicach piątku zazwyczaj od środy, czwartku i jednocześnie upewniam się czy Pani będzie cxy nie. Pisze z przypomnieniem jeśli Pani odpisze ja daje adres. I od tej pory nie mam już przypadków, że czekam na klientke a jej nie ma. 🙂 A jeśli któras w ostatniej chwili zrezygnuje ogłaszam LAST MINUTE 😂 albo mam przerwę

    Polubienie

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

Create a website or blog at WordPress.com Autor motywu: Anders Noren.

Up ↑

%d blogerów lubi to: